Kto płaci za L4 w małej firmie? Koszty pracodawcy i ZUS

O tym, kto wypłaca pieniądze za L4 w małej firmie, decyduje przede wszystkim liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Jeśli pracodawca zgłasza ich nie więcej niż 20, wypłaca wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym, a pracownik po ukończeniu 50 lat — za pierwsze 14 dni. Potem ZUS wypłaca zasiłek chorobowy. Liczy się stan zatrudnienia na 30 listopada poprzedniego roku, a nie wielkość firmy ani aktualna liczba pracowników.

Za dni objęte wynagrodzeniem chorobowym pracownik zwykle otrzymuje 80% podstawy wymiaru. W określonych sytuacjach, na przykład w czasie ciąży lub po wypadku w drodze do pracy albo z pracy, świadczenie wynosi 100%. Zasiłek chorobowy zasadniczo również wynosi 80% podstawy, także podczas pobytu w szpitalu; w szczególnych przypadkach przysługuje 100%. Podstawę oblicza się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających chorobę, pomniejszonego o składki finansowane przez pracownika. Choć e-ZLA trafia do systemu, ZUS może potrzebować dodatkowych dokumentów od pracodawcy, aby wypłacić zasiłek.

Kiedy kończy się wypłata chorobowego od pracodawcy?

Jeśli zachoruję, a moja firma zgłasza do ubezpieczenia chorobowego najwyżej 20 osób, najpierw otrzymuję wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, a po wyczerpaniu limitu — zasiłek z ZUS. Natomiast firma zgłaszająca co najmniej 21 osób zwykle sama wypłaca zasiłki pracownikom, choć finansuje je ubezpieczenie chorobowe. ZUS ma do 30 dni na wypłatę zasiłku od wyjaśnienia ostatniej niezbędnej okoliczności, dlatego komplet dokumentów pomaga uniknąć opóźnień.

Pamiętajmy jednak, że pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe tylko do określonego limitu: standardowo przez 33 dni w roku, a osobom po 50. roku życia — przez 14 dni. Po tym czasie rozpoczyna się okres zasiłkowy, który co do zasady trwa maksymalnie 182 dni, a w przypadku gruźlicy lub niezdolności do pracy w ciąży — 270 dni. Dlatego w razie wątpliwości warto sprawdzić, ile osób firma zgłosiła do ubezpieczenia chorobowego i za jaki okres przysługuje świadczenie. Te informacje przesądzają, czy pieniądze wypłaci pracodawca, czy ZUS.

Wynagrodzenie chorobowe pracownika: kto pokrywa pierwsze dni nieobecności?

Gdy zachoruję i przekażę pracodawcy zwolnienie lekarskie, za pierwsze dni nieobecności zasadniczo płaci mi pracodawca, wypłacając wynagrodzenie chorobowe. Świadczenie przysługuje za maksymalnie 33 dni choroby w roku kalendarzowym, a jeśli ukończyłem 50 lat — za 14 dni. Po wykorzystaniu właściwego limitu zasiłek chorobowy wypłaca ZUS albo pracodawca, zależnie od wielkości firmy.

Za każdy dzień zwolnienia, również wolny od pracy, świadczenie wynosi 1/30 podstawy wymiaru. Zazwyczaj otrzymuję 80% tej podstawy. Stawka wzrasta do 100% między innymi w czasie ciąży, po wypadku w drodze do pracy lub z pracy, a także podczas badań i zabiegu pobrania komórek, tkanek lub narządów. Podstawę najczęściej stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających chorobę, pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika.

Najważniejsze informacje o wysokości i podstawie świadczenia chorobowego:

• za każdy dzień zwolnienia przysługuje 1/30 podstawy wymiaru;
• standardowa stawka wynosi 80% podstawy, a w określonych przypadkach 100%;
• podstawę najczęściej oblicza się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z 12 miesięcy przed chorobą, pomniejszonego o składki finansowane przez pracownika.

Kto wypłaca zasiłek po wyczerpaniu rocznego limitu?

Nie muszę składać osobnego wniosku o e-ZLA, ponieważ lekarz przesyła zwolnienie elektronicznie, a pracodawca otrzymuje je w systemie. Jeśli zasiłek wypłaca ZUS, pracodawca przekazuje mu potrzebne dokumenty, zwykle zaświadczenie Z-3. ZUS powinien wypłacić świadczenie w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku. O tym, kto wykona przelew, decyduje również wielkość firmy: pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób wypłaca zasiłki sam, natomiast w mniejszej firmie robi to ZUS.

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy to dwa różne świadczenia, choć potocznie często nazywam oba „chorobowym”. Wynagrodzenie wypłaca pracodawca w ramach rocznego limitu, a po jego wyczerpaniu przysługuje zasiłek finansowany z ubezpieczenia chorobowego. Dlatego warto sprawdzić na pasku wypłaty, jak obliczono kwotę — wpływają na nią zarówno wysokość podstawy, jak i przyczyna niezdolności do pracy.

Jak długo mała firma płaci za chorobę pracownika, zanim przejmie to ZUS?

Jeśli prowadzę małą firmę i zatrudniam pracownika, najpierw sam wypłacam mu wynagrodzenie chorobowe. Robię to zasadniczo przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. W przypadku pracownika, który ukończył 50 lat, limit wynosi 14 dni — począwszy od następnego roku. Liczę dni kalendarzowe, dlatego uwzględniam także weekendy i święta.

Po tym okresie pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy. Jeżeli ciekawią cię takie treści, Sprawdź, jakie prawa przysługują ci na L4 na zastępstwie. To, kto go wypłaca, zależy od liczby osób zgłoszonych przez firmę do ubezpieczenia chorobowego według stanu na 30 listopada poprzedniego roku. Jeśli firma zgłasza ponad 20 osób, zasiłek wypłaca pracodawca; przy mniejszej liczbie robi to ZUS. Mała firma zwykle należy do tej drugiej grupy, ale początkowy okres wynagrodzenia chorobowego nadal finansuje sama.

Najpierw pensja chorobowa, potem zasiłek — kto pokrywa koszt L4?

Wynagrodzenie chorobowe wynosi zazwyczaj 80% podstawy wymiaru, a w niektórych sytuacjach, na przykład podczas choroby w ciąży, 100%. Podstawę obliczam co do zasady na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających chorobę, pomniejszonego o składki finansowane przez pracownika. Każdy dzień niezdolności do pracy odpowiada 1/30 miesięcznej podstawy, niezależnie od liczby dni w danym miesiącu.

Jako pracodawca pilnuję więc limitu dni, za które wypłacam wynagrodzenie chorobowe, oraz liczby ubezpieczonych, która decyduje o płatniku późniejszego zasiłku. ZUS nie przejmuje wypłaty automatycznie od pierwszego dnia L4: najpierw firma finansuje wynagrodzenie chorobowe, a potem zasiłek wypłaca właściwy płatnik. Zwolnienie trafia do systemu elektronicznie jako e-ZLA, jednak przy ubieganiu się o świadczenie trzeba niekiedy przekazać ZUS także dodatkowe dokumenty.

Jakie obowiązki i koszty ma pracodawca podczas L4 pracownika?

Gdy mój pracownik idzie na L4, nadal ponoszę związane z tym koszty. Muszę prawidłowo odnotować nieobecność i rozliczyć wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek. Po powrocie pracownika kieruję go na aktualne badania, jeśli są wymagane. Najważniejsze jest to, kto wypłaca świadczenie i za jaki okres: finansuję wynagrodzenie chorobowe przez maksymalnie 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, a po ukończeniu przez pracownika 50 lat — przez maksymalnie 14 dni. Do limitu wliczam wszystkie zwolnienia w danym roku, nie tylko jedno ciągłe L4.

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje co do zasady za dni niezdolności do pracy, także wolne, i zwykle wynosi 80% podstawy wymiaru. Ustalam ją najczęściej na podstawie przeciętnego wynagrodzenia pracownika z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika, czyli 13,71%. W określonych przypadkach — między innymi podczas choroby w ciąży lub po wypadku w drodze do pracy albo z pracy — świadczenie wynosi 100% podstawy. Aby obliczyć kwotę za jeden dzień, dzielę miesięczną podstawę przez 30, niezależnie od długości miesiąca.

Po wykorzystaniu limitu wynagrodzenia chorobowego wypłatę przejmuje ZUS, o ile pracownik ma prawo do zasiłku. Rola pracodawcy zależy jednak od liczby zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego osób. Jeśli zgłaszam ich nie więcej niż 20, zasiłek wypłaca ZUS; gdy zgłaszam ponad 20 ubezpieczonych, wypłacam świadczenie jako płatnik zasiłków, a następnie rozliczam je z ZUS. Liczbę ubezpieczonych ustalam na podstawie stanu z 30 listopada poprzedniego roku. Chociaż e-ZLA trafia elektronicznie do systemu, sprawdzam poprawność danych i odnotowuję nieobecność w dokumentacji płacowej.

Za chorobę płacę świadczenie, a powrót do pracy wymaga kontroli

Podczas L4 nie wypłacam zwykłego wynagrodzenia za czas, w którym pracownik nie pracuje, lecz rozliczam należne świadczenie chorobowe. Od wynagrodzenia chorobowego pobieram zaliczkę na podatek dochodowy, ale nie naliczam składek na ubezpieczenia społeczne ani składki zdrowotnej. Zasiłek chorobowy również nie podlega składkom społecznym, jednak jest opodatkowany i nie pobieram od niego składki zdrowotnej. Wykazuję wypłacone świadczenia w dokumentach rozliczeniowych, a jeśli sam wypłacam zasiłek, uwzględniam go w rozliczeniu z ZUS.

W praktyce mój koszt obejmuje nie tylko wypłatę za pierwsze dni choroby. Dochodzą do niego składki pracodawcy od wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, obsługa kadrowo-płacowa, ewentualne zastępstwo oraz organizacja pracy zespołu. Za dni objęte wynagrodzeniem chorobowym nie opłacam składek społecznych od tego świadczenia, ale od pozostałej części pensji naliczam je normalnie. Dlatego dłuższe L4 może ograniczyć bezpośredni koszt wynagrodzenia, a jednocześnie zwiększyć wydatki na zastępstwo lub nadgodziny innych osób.

Muszę także dopilnować formalności związanych ze zwolnieniem. Sprawdzam jego daty i poprawność danych, a także to, czy pracownik przekazał informacje potrzebne do rozliczenia świadczenia — nie żądam jednak diagnozy ani szczegółów medycznych. Mogę kontrolować, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie zgodnie z jego celem, jeśli mam uprawnienia do takiej kontroli. W razie wątpliwości zwracam się do ZUS o weryfikację. Nie naruszam przy tym prywatności chorego ani nie wyciągam pochopnych wniosków z tego, że wykonuje zwykłe czynności życia codziennego.

Jeśli nieobecność się przedłuża, pilnuję ciągłości rozliczeń i przekazania dokumentów. ZUS ma co do zasady 30 dni na wypłatę zasiłku od otrzymania kompletu informacji potrzebnych do ustalenia prawa do świadczenia i jego wysokości. Natomiast gdy pracownik wraca po chorobie trwającej dłużej niż 30 dni, kieruję go na kontrolne badania medycyny pracy przed dopuszczeniem do obowiązków. Dzięki temu dbam o bezpieczny powrót do pracy i porządek w dokumentacji kadrowo-płacowej.

Źródła:

1. https://solidnaksiegowa.com/jaki-zasilek-chorobowy-otrzyma-przedsiebiorca-z-zus/