W kontekście PFRON podstawowe zasady dotyczące stanu zatrudnienia w firmach opierają się na specyficznych przepisach. A skoro o tym mowa, sprawdź, ile pracodawcy płacą na ZUS w 2026 roku. Do liczby pracowników wliczanych do obliczeń wpłat na Fundusz zaliczamy jedynie osoby zatrudnione na umowę o pracę, a więc etatowców. Przykładowo, osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło, nie wchodzą w te statystyki. Dlatego firmy muszą szczególnie uważać na precyzyjne określenie stanu zatrudnienia.
Osobny przypadek stanowią pracownicy przebywający na urlopach, którzy również nie wliczają się do statystyk. Dotyczy to osób korzystających z urlopów wychowawczych, bezpłatnych czy rodzicielskich. Ich sytuacja wymaga od pracodawcy rzetelności w obliczeniach. Ponadto, osoby niepracujące z powodu służby wojskowej czy uczestnictwa w Ochotniczych Hufcach Pracy także nie są uwzględniane w obliczeniach PFRON.
Urlopy, zmiany i ich wpływ na zatrudnienie – nie daj się zaskoczyć!
Nie tylko urlopy wpływają na statystyki zatrudnienia. Na przykład w przypadku pracowników zagranicznych, takich jak osoby z Ukrainy, od 1 lipca 2026 roku przewidziano zmiany. Obecnie osoby, które nie mają orzeczonej niepełnosprawności i przyjeżdżają do Polski w wyniku konfliktu zbrojnego, przebywając na urlopie bezpłatnym, również nie wliczają się do stanu zatrudnienia. Firmy powinny zachować ostrożność w tych kwestiach, ponieważ błędy mogą prowadzić do dodatkowych wpłat na PFRON.
W obliczeniach zatrudnienia istotny jest nie tylko sam etat, ale również metoda obliczania. Ustalamy stan zatrudnienia na podstawie średniej arytmetycznej dziennych stanów zatrudnienia w danym miesiącu. Każde pominięcie istotnych wytycznych może skutkować poważnymi konsekwencjami, co wywołuje zawirowania w finansach firmy. Dlatego podejmując decyzje związane ze stanem zatrudnienia, powinniśmy być na bieżąco z aktualnymi przepisami oraz interpretacjami PFRON.
Kogo nie wliczać do stanu zatrudnienia dla PFRON
W tej liście podajemy kluczowe informacje o osobach, które należy wyłączyć z ogólnego stanu zatrudnienia przy wpłatach na PFRON. Opisaliśmy każdy punkt, aby ułatwić zrozumienie przepisów dotyczących wyłączeń.
- Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych: Nie wliczaj osób pracujących na umowach zlecenia ani umowach o dzieło. Liczą się jedynie zatrudnione na umowę o pracę lub spółdzielczą umowę o pracę.
- Pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych lub rodzicielskich: Osoby korzystające z tych urlopów nie powinny być uwzględniane w stanie zatrudnienia według przepisów PFRON.
- Pracownicy na urlopach bezpłatnych: Osoby przebywające na urlopach bezpłatnych, jak również te, które nie pracują z powodów zdrowotnych, takich jak odbywanie służby wojskowej, nie wchodzą w ogólny stan zatrudnienia.
- Osoby uczestniczące w Ochotniczych Hufcach Pracy: Młodzież z tych programów także nie jest wliczana do stanu zatrudnienia, co jest zgodne z przepisami znoszącymi ich uwzględnianie w wpłatach.
- Pracownicy zagraniczni na urlopach: Osoby niebędące obywatelami polskimi, które przyjechały z Ukrainy w związku z wojną, a korzystają z urlopu bezpłatnego z tego powodu, również nie są wliczane do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON.
| Typ pracownika | Wliczany do stanu zatrudnienia | Wpłaty na PFRON | Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych | Opóźnienie w płatnościach |
|---|---|---|---|---|
| Ogółem zatrudnieni | Tak (umowa o pracę) | Obowiązek wpłat, jeśli < 6% | 6% dla większości pracodawców | Wysokie kary |
| Osoby niepełnosprawne | Tak (z orzeczeniem) | Obniżenie wpłat przy zachowaniu wskaźnika | Wliczane do wskaźnika | Możliwe zwolnienia |
| Urlopy bezpłatne | Nie | Brak wpłat | Nie wliczane do wskaźnika | Brak konsekwencji |
| Wojskowi i służba zastępcza | Nie | Brak wpłat | Nie wliczani do wskaźnika | Brak konsekwencji |
| Umowy cywilnoprawne | Nie | Brak wpłat | Nie wliczane do wskaźnika | Brak konsekwencji |
| Pracownicy z Ukrainy (w urlopie) | Nie (zgodnie z ustawą) | Brak wpłat | Nie wliczani do wskaźnika | Brak konsekwencji |
| Ochotnicze Hufce Pracy | Nie | Brak wpłat | Nie wliczani do wskaźnika | Brak konsekwencji |
Obliczanie stanu zatrudnienia - kluczowe metody i zasady
Aby obliczyć stan zatrudnienia do wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), należy zrozumieć zasady oraz metody związane z tym procesem. Poniżej znajdziesz istotne punkty, które pomogą w ustaleniu odpowiedniego stanu zatrudnienia.
- Ustalanie wymaganego wskaźnika zatrudnienia: Pracodawcy muszą osiągnąć przynajmniej 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, aby być zwolnionymi z obowiązku wpłaty na PFRON. W przypadku uczelni i jednostek edukacyjnych minimalny wskaźnik wynosi 2%.
- Kogo uwzględniać w obliczeniach: Do stanu zatrudnienia wliczamy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Natomiast osoby na umowach cywilnoprawnych, takie jak umowy zlecenia, oraz te przebywające na urlopach wychowawczych lub bezpłatnych nie są brane pod uwagę.
- Obliczanie stanu zatrudnienia: Stan zatrudnienia ustalamy na podstawie średniej arytmetycznej dziennych stanów zatrudnienia w danym miesiącu. Wliczamy również dni wolne od pracy, przyjmując stan z dnia poprzedniego lub następnego. Wynik zaokrąglamy do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Wydatkowanie kwoty na PFRON: Wysokość wpłaty na PFRON ustalamy według wzoru, który uwzględnia liczbę etatów brakujących do osiągnięcia ustawowego wskaźnika zatrudnienia oraz przeciętne wynagrodzenie ogłaszane przez GUS. Te wartości są kluczowe dla określenia dokładnej kwoty do wpłacenia.
- Obniżenie obowiązku wpłaty: Można obniżyć wpłatę na PFRON poprzez zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami, szczególnie tych z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności oraz specjalnymi schorzeniami. Dodatkowo zatrudnianie osób przez firmy, które angażują osoby z niepełnosprawnościami, również przyczynia się do redukcji wpłaty.
Wpływ wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na wpłaty na PFRON
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych odgrywa kluczową rolę w kontekście wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników muszą pamiętać, że brak zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami lub wskaźnik poniżej 6% (a 2% w przypadku niektórych instytucji) obliguje ich do wpłat na PFRON. Te przymusowe składki mogą znacznie obciążyć budżet firmy, dlatego wielu pracodawców stara się zwiększyć zatrudnienie osób niepełnosprawnych lub obniżyć wpłaty poprzez rekrutację pracowników z odpowiednimi orzeczeniami.
Zatrudnienie osób niepełnosprawnych przynosi korzyści nie tylko w postaci niższych wpłat na PFRON, ale także umożliwia dostęp do różnych programów wsparcia. Co więcej, zatrudniając osoby z poważnymi schorzeniami, pracodawcy mogą obniżyć wymagany wskaźnik do zwolnienia z wpłat. Warto również wykorzystać tzw. wielokrotny wskaźnik zatrudnienia, co pozwala na wielokrotne liczenie takiego pracownika w ustaleniach dotyczących wskaźników zatrudnienia, co dodatkowo redukuje obciążenia finansowe firm.
Wzrost zatrudnienia w polskich firmach: jak wsparcie dla osób z niepełnosprawnościami przynosi korzyści finansowe
Elastyczność w zakresie zatrudnienia to kluczowa kwestia dla firm. Dlatego warto stosować odpowiednie strategie rekrutacji osób z niepełnosprawnościami, co staje się nie tylko etyczne, ale również opłacalne. Zwiększając zatrudnienie pracowników z orzeczeniem, firmy zmniejszają obowiązki finansowe, co przekłada się na wyższe zyski i lepszą atmosferę w miejscu pracy. Jeśli interesują cię takie tematy to sprawdź, jakie zmiany w kodeksie pracy czekają na pracowników. W świetle reform rynku pracy, wprowadzanie osób z niepełnosprawnościami do zespołów staje się realnym sposobem na zmniejszenie obciążeń finansowych dla pracodawców.
Współczesne przedsiębiorstwa coraz lepiej rozumieją korzyści z zatrudniania osób niepełnosprawnych. Dbałość o różnorodność kadry oraz polityka zatrudnienia osób z dysfunkcją zdrowotną poprawiają nie tylko wskaźniki, ale również wzmacniają wizerunek marki jako odpowiedzialnej społecznie. Skoro jesteśmy w temacie to sprawdź, czy możesz otrzymać świadectwo pracy w trakcie zatrudnienia. Dlatego warto prowadzić kampanie rekrutacyjne oraz wdrażać programy wsparcia, które zwiększają szanse na zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami i korzystnie wpływają na sytuację finansową przedsiębiorstw. Każdy nowy pracownik z niepełnosprawnością to potencjalna oszczędność na wpłatach do PFRON oraz wsparcie dla firmy w dłuższej perspektywie.
Ciekawostką jest to, że zatrudniając osobę z orzeczeniem o niepełnosprawności, pracodawca może dodatkowo skorzystać z dofinansowania do wynagrodzenia tej osoby, co nie tylko obniża koszty zatrudnienia, ale także wspomaga integrację osób z niepełnosprawnościami na rynku pracy.
Zmiany w przepisach dotyczących zatrudnienia pracowników z Ukrainy a PFRON
W artykule omówiono kluczowe kroki dotyczące wprowadzania i obliczania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) w kontekście zatrudniania pracowników z Ukrainy, szczególnie po zmianach przepisów. Poniżej przedstawiamy istotne zasady i wymogi, które należy spełnić, aby poprawnie obliczyć i zgłaszać stan zatrudnienia na potrzeby PFRON.
- Ustalenie grupy pracowników do wliczenia w stan zatrudnienia
W celu ustalenia stanu zatrudnienia w kontekście PFRON uwzględniamy jedynie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie bierzemy pod uwagę osób zatrudnionych na umowie zlecenia czy umowie o dzieło.
- Obliczenie średniego stanu zatrudnienia
Średni stan zatrudnienia obliczamy jako średnią arytmetyczną liczby etatów w każdym dniu miesiąca, uwzględniając dni wolne. Suma stanów zatrudnienia z poszczególnych dni powinna być podzielona przez liczbę dni w miesiącu.
- Wyłączenia z obliczeń
Należy wyłączyć z obliczeń pracowników na urlopach bezpłatnych, rodzicielskich oraz innych nieobecnych z powodu braku możliwości świadczenia pracy. Dotyczy to także osób, które przybyły do Polski z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi i starają się o urlop bezpłatny.
- Wpłata na PFRON
Brak osiągnięcia wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych (6% dla większości pracodawców, 2% dla szkół i placówek opiekuńczych) obliguje do wpłaty na PFRON. Kwotę tę obliczamy wzorem, który uwzględnia przeciętne wynagrodzenie oraz różnicę między rzeczywistym a wymaganym zatrudnieniem.
- Dokumentacja i rejestracja
Po ustaleniu stanu zatrudnienia i obliczeniu wymogu wpłat konieczna jest rejestracja w systemie e-PFRON poprzez złożenie odpowiedniej deklaracji ewidencyjnej lub informacyjnej. Ważne jest także niezwłoczne aktualizowanie danych ewidencyjnych w przypadku zmian.
Źródła:
- http://www.kalkulatorypodatkowe.pl/artykul,187,21574,ustalanie-stanu-zatrudnienia-na-potrzeby-wplat-na-pfron.html
- https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/kogo-dotycza-wplaty/
- https://normative.pl/jak-obliczyc-wplaty-na-pfron/
- https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/wysokosc-wplat/
- https://gazetapodatkowa.gofin.pl/artykul/21/z-dyskusji-na-forum-gofin-pl/142136/kiedy-pracownika-na-urlopie-rodzicielskim-wliczyc-do-stanu-zatrudnienia-dla-pfron
- https://www.sieradzka-pefron.pl/pytanie-do-pfron-dot-wykazywania-efektu-zachety-metoda-ilosciowa-doliczanie-do-biezacego-stanu-zatrudnienia-osob-wynajetych-z-agencji-pracy-tymczasowej/
- https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/formularze-dotyczace-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/pytania-i-odpowiedzi-z-zakresu-wypelniania-wniosku-wn-d-i-inf-d-p/
- https://niepelnosprawni.gov.pl/baza-wiedzy/status-osoby-niepelnosprawnej/instytucje-orzekajace-procedury-orzekania-tryb-i-zasady/
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Jakie umowy nie są wliczane do stanu zatrudnienia w PFRON?Do stanu zatrudnienia w PFRON nie wliczamy pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia i umowy o dzieło. Liczą się jedynie osoby zatrudnione na umowę o pracę lub spółdzielczą umowę o pracę.
Którzy pracownicy na urlopach są wyłączani z obliczeń PFRON?Pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych, rodzicielskich czy bezpłatnych nie są wliczani do stanu zatrudnienia w statystykach PFRON. Również osoby niezdolne do pracy z powodu służby wojskowej są wyłączone z tych obliczeń.
Jak zmiany w zatrudnieniu pracowników zagranicznych wpływają na PFRON?Od 1 lipca 2026 roku osoby przybywające z Ukrainy, które nie mają orzeczonej niepełnosprawności i przebywają na urlopie bezpłatnym, również nie są wliczane do stanu zatrudnienia. Firmy powinny być świadome tych przepisów, aby uniknąć błędów w obliczeniach.
Jak ustala się stan zatrudnienia do obliczeń wpłat na PFRON?Stan zatrudnienia ustalany jest na podstawie średniej arytmetycznej dziennych stanów zatrudnienia w danym miesiącu. Wartości te muszą uwzględniać również dni wolne od pracy.
Jakie konsekwencje niesie za sobą niewłaściwe określenie stanu zatrudnienia w PFRON?Niewłaściwe określenie stanu zatrudnienia może prowadzić do przymusowych wpłat na PFRON, co zwiększa obciążenia finansowe firmy. Pracodawcy powinni być szczególnie ostrożni w obliczeniach, aby uniknąć dodatkowych kosztów związanych z błędami w raportowaniu.
