Jak napisać wniosek o ukaranie pracownika? Wzór i najważniejsze zasady

Zarządzając zespołem, mogę ukarać pracownika wyłącznie za naruszenie obowiązków lub zasad porządku pracy, a nie za zachowanie, które po prostu mi się nie podoba. Kodeks pracy przewiduje trzy kary porządkowe: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Upomnienie lub nagana mogą dotyczyć na przykład łamania regulaminu, samowolnej zmiany grafiku, nieuzasadnionych spóźnień, nieprawidłowego potwierdzania obecności czy niewłaściwego usprawiedliwiania nieobecności. Dlatego muszę wskazać konkretne przewinienie i oprzeć decyzję na faktach.

Kara pieniężna przysługuje tylko za ściśle określone naruszenia: przepisów BHP lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo po użyciu alkoholu lub podobnie działającego środka, a także używanie ich w czasie pracy. Za jedno przewinienie kara nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia, natomiast suma kar nie może być wyższa niż 1/10 wynagrodzenia do wypłaty po potrąceniach. Ponadto nie wolno karać pracownika dwa razy za to samo zdarzenie ani za samą niską jakość pracy, jeśli nie wiąże się ona z naruszeniem zasad objętych przepisami o karach porządkowych.

Od wysłuchania pracownika do zatarcia kary — terminy, które chronią obie strony

Zanim zdecyduję o karze, muszę wysłuchać pracownika i umożliwić mu przedstawienie własnej wersji zdarzeń. Mam na jej nałożenie najwyżej 2 tygodnie od uzyskania informacji o naruszeniu, ale nie mogę przekroczyć 3 miesięcy od jego popełnienia. Następnie doręczam pracownikowi pisemne zawiadomienie, w którym podaję opis i datę przewinienia, rodzaj kary oraz informację o prawie wniesienia sprzeciwu. Odpis umieszczam w części D akt osobowych.

Pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia. Jeśli go odrzucę, muszę zrobić to w ciągu 14 dni; w przeciwnym razie sprzeciw uznaje się za uwzględniony. Po odrzuceniu sprzeciwu pracownik ma kolejne 14 dni, by zwrócić się do sądu pracy. Więcej znajdziesz w tym artykule. Co do zasady kara ulega zatarciu po roku nienagannej pracy, a dokument usuwa się wtedy z akt. Mogę też uznać karę za niebyłą wcześniej. Sama nagana nie kończy zatrudnienia, jednak powtarzające się naruszenia mogą mieć znaczenie przy wypowiedzeniu umowy.

Jak przygotować wniosek o ukaranie pracownika

Przygotowanie zawiadomienia o karze porządkowej wymaga kilku kroków. Najpierw sprawdź podstawę prawną i terminy, a następnie opisz przewinienie, doręcz pismo pracownikowi i dołącz jego odpis do akt osobowych.

Sprawdź, czy przewinienie uzasadnia karę porządkową. Za naruszenie organizacji i porządku pracy, przepisów BHP lub przeciwpożarowych, zasad potwierdzania obecności albo usprawiedliwiania nieobecności możesz zastosować upomnienie lub naganę. Karę pieniężną nałóż tylko w przypadkach wskazanych w art. 108 Kodeksu pracy, między innymi za naruszenie przepisów BHP lub nieusprawiedliwione opuszczenie pracy. Nie karz za zachowanie spoza ustawowego katalogu ani dwukrotnie za to samo przewinienie.
Sprawdź terminy i wysłuchaj pracownika. Nałóż karę w ciągu 2 tygodni od uzyskania wiadomości o naruszeniu, nie później jednak niż 3 miesiące od jego popełnienia. Zanim podejmiesz decyzję, pozwól pracownikowi przedstawić wyjaśnienia ustnie lub w innej formie. Jeśli odmówi, odnotuj to. Gdy nieobecność uniemożliwia wysłuchanie, dwutygodniowy termin nie biegnie do czasu powrotu pracownika do pracy.
Dobierz karę do przewinienia i okoliczności. Weź pod uwagę rodzaj naruszenia, stopień winy oraz dotychczasowy stosunek pracownika do obowiązków. Kodeks pracy nie wymaga stopniowania kar, dlatego za poważne przewinienie możesz od razu zastosować naganę. Kara pieniężna za jedno naruszenie nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia, a łączna suma kar — jednej dziesiątej wynagrodzenia do wypłaty. Przeznacz wpływy z kar na poprawę warunków BHP.
Przygotuj precyzyjne zawiadomienie. Podaj dane pracodawcy i pracownika, rodzaj kary, datę naruszenia oraz konkretny opis zachowania i naruszonego obowiązku. Wskaż podstawę prawną i poucz pracownika o prawie wniesienia sprzeciwu w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia. Unikaj ogólników, by można było jednoznacznie ustalić, jakiego zdarzenia dotyczy kara.
Doręcz pismo i potwierdź odbiór. Zawiadomienie podpisuje pracodawca lub osoba przez niego upoważniona. Podpis pracownika potwierdza odbiór, a nie zgodę na karę. Jeśli pracownik odmówi podpisu, odnotuj ten fakt w notatce służbowej, najlepiej w obecności świadka. Następnie umieść odpis zawiadomienia w części D akt osobowych.
Rozpatrz sprzeciw i pamiętaj o zatarciu kary. Pracownik może wnieść sprzeciw do pracodawcy w ciągu 7 dni. Rozpatrz go w ciągu 14 dni, po konsultacji z reprezentującą pracownika organizacją związkową, jeśli działa w zakładzie. Jeśli w tym terminie nie odrzucisz sprzeciwu, uznaje się go za uwzględniony. Po jego odrzuceniu pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić do sądu pracy. Karę uznaje się za niebyłą po roku nienagannej pracy, a jej odpis usuwa się z akt. Możesz zrobić to wcześniej z własnej inicjatywy lub na wniosek organizacji związkowej.

Jak przeprowadzić procedurę ukarania zgodnie z Kodeksem pracy

Aby ukarać pracownika zgodnie z Kodeksem pracy, sprawdź podstawę i terminy, wysłuchaj jego wyjaśnień, dobierz karę, doręcz pisemne zawiadomienie, a następnie umożliw mu wniesienie sprzeciwu.

Ustal, czy zachowanie uzasadnia karę porządkową. Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy upomnienie lub nagana mogą dotyczyć naruszenia ustalonej organizacji i porządku pracy, przepisów BHP lub przeciwpożarowych, zasad potwierdzania obecności albo usprawiedliwiania nieobecności. Karę pieniężną stosuj tylko w przypadkach wskazanych w ustawie, m.in. za naruszenie przepisów BHP lub przeciwpożarowych, nieusprawiedliwione opuszczenie pracy, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. Katalog podstaw jest zamknięty, dlatego sama niska jakość pracy nie uzasadnia kary porządkowej.
Zbierz informacje i dotrzymaj terminów. Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź okoliczności zdarzenia i dostępne dowody. Nałóż karę najpóźniej w ciągu 2 tygodni od uzyskania informacji o naruszeniu i nie później niż w ciągu 3 miesięcy od jego popełnienia. Jeśli nieobecność pracownika uniemożliwia wysłuchanie go, dwutygodniowy termin zawiesza się do dnia jego powrotu do pracy.
Wysłuchaj pracownika. Zanim wymierzysz karę, umożliw mu przedstawienie wyjaśnień. Możesz zrobić to podczas rozmowy ustnej; odnotuj jej datę i przebieg. Jeśli pracownik odmówi złożenia wyjaśnień, zapisz ten fakt i kontynuuj procedurę.
Dobierz karę do przewinienia. Kodeks pracy przewiduje upomnienie, naganę oraz — wyłącznie za określone naruszenia — karę pieniężną. Nie musisz stosować kar po kolei: poważne przewinienie może od razu uzasadniać naganę. Nie nakładaj jednak dwóch kar porządkowych za to samo przewinienie. Przy wyborze uwzględnij rodzaj naruszenia, stopień winy oraz dotychczasowy stosunek pracownika do obowiązków.
Przy karze pieniężnej zachowaj limity. Za jedno przewinienie lub każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności kara nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Suma kar pieniężnych nie może zaś przekraczać jednej dziesiątej wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po potrąceniach. Wpływy z tych kar przeznacz na poprawę warunków BHP.
Sporządź i doręcz pisemne zawiadomienie. Wskaż w nim rodzaj kary, konkretne naruszenie i datę jego popełnienia. Dodaj też pouczenie o prawie wniesienia sprzeciwu w terminie 7 dni. Pracownik może odmówić podpisu — podpis potwierdza odbiór, a nie zgodę na karę. Udokumentuj odmowę, na przykład notatką sporządzoną w obecności świadka.
Rozpatrz ewentualny sprzeciw. Pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia. Rozpatrz go w ciągu 14 dni, a jeśli w zakładzie działa reprezentująca pracownika organizacja związkowa, wcześniej skonsultuj z nią sprawę. Jeśli w tym terminie nie odrzucisz sprzeciwu, uznaje się go za uwzględniony. Po odrzuceniu pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary.
Włącz dokument do akt i pamiętaj o zatarciu kary. Przechowuj odpis zawiadomienia w części D akt osobowych pracownika. Po roku nienagannej pracy uznaj karę za niebyłą i usuń dokument z akt. Możesz zrobić to wcześniej z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej.
Oddziel karę porządkową od rozwiązania umowy. Sama nagana ani upomnienie nie kończą zatrudnienia. Poważne lub powtarzające się naruszenia mogą jednak mieć znaczenie przy wypowiedzeniu umowy, natomiast rozwiązanie jej bez wypowiedzenia wymaga spełnienia odrębnych przesłanek z Kodeksu pracy.

Co powinien zawierać wniosek o ukaranie pracownika

Przygotowując wniosek o ukaranie pracownika, najpierw dokładnie ustalam fakty: opisuję, co się wydarzyło, kiedy i gdzie, kto był obecny oraz jakie obowiązki pracownik naruszył. Jak już zahaczamy o ten temat, sprawdź, jakie prawa ma pracodawca podczas kontroli pracownika na L4 w weekend. Podaję datę przewinienia, wskazuję właściwy punkt regulaminu pracy lub zasady BHP i dołączam dostępne dowody, takie jak notatka służbowa, ewidencja czasu pracy czy wyjaśnienia świadków. Unikam ogólników — samo stwierdzenie, że pracownik „zachował się niewłaściwie”, nie wyjaśnia, na czym polegało naruszenie.

Następnie podaję dane pracownika i pracodawcy, proponowany rodzaj kary oraz uzasadnienie. Uwzględniam w nim wagę zdarzenia, stopień winy i dotychczasowy stosunek pracownika do obowiązków. Kodeks pracy przewiduje upomnienie, naganę oraz — tylko w określonych przypadkach — karę pieniężną. Zanim podejmę decyzję, wysłuchuję pracownika, a karę nakładam nie później niż w ciągu dwóch tygodni od uzyskania informacji o naruszeniu i trzech miesięcy od jego popełnienia.

Jeden błąd może unieważnić karę — zadbaj o każdy szczegół

W piśmie zaznaczam, że wysłuchałem pracownika, i podaję datę rozmowy. Jeśli odmówił złożenia wyjaśnień, odnotowuję również ten fakt. Ponadto wskazuję podstawę prawną, konkretną przyczynę ukarania i datę naruszenia, a także informuję o prawie wniesienia sprzeciwu w ciągu siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia. Dokument podpisuje pracodawca lub osoba upoważniona, po czym kopię umieszcza się w części D akt osobowych. Podpis pracownika potwierdza odbiór, a nie zgodę z decyzją.

Na koniec sprawdzam, czy rodzaj kary odpowiada przewinieniu. Za naruszenie porządku pracy można na przykład zastosować upomnienie lub naganę, natomiast karę pieniężną wolno nałożyć wyłącznie za naruszenia wskazane w Kodeksie pracy. Ponadto pracodawca nie może ukarać pracownika dwa razy za to samo zdarzenie. Po roku nienagannej pracy karę uznaje się za niebyłą, a dokument usuwa z akt. Wcześniej pracownik może dochodzić swoich praw, składając sprzeciw, a jeśli pracodawca go odrzuci — występując do sądu pracy w ustawowym terminie. Skoro zahaczyliśmy o ten temat, sprawdź, jak obliczyć pensję netto z brutto.

Wskazówka: Zachowaj potwierdzenie, kiedy pracownik otrzymał zawiadomienie o karze — od tej daty liczy się siedmiodniowy termin na wniesienie sprzeciwu.

Jakie terminy i prawa przysługują pracownikowi po otrzymaniu kary

Gdy otrzymuję karę porządkową, najpierw sprawdzam, czy pracodawca zachował procedurę. Zanim podejmie decyzję, powinien mnie wysłuchać. Następnie musi doręczyć mi pisemne zawiadomienie, w którym wskaże rodzaj i datę naruszenia oraz poinformuje o prawie do wniesienia sprzeciwu. Ma na to dwa tygodnie od uzyskania informacji o przewinieniu, a w każdym przypadku nie więcej niż trzy miesiące od zdarzenia. Jeśli moja nieobecność uniemożliwia wysłuchanie, krótszy termin biegnie dopiero po moim powrocie.

Od doręczenia pisma mam siedem dni na złożenie sprzeciwu pracodawcy. Warto wyjaśnić, dlaczego uważam karę za niesłuszną, i zachować potwierdzenie złożenia pisma. Pracodawca ma czternaście dni na odrzucenie sprzeciwu; jeśli nie odpowie w tym czasie, uznaje się go za uwzględniony. Gdy pracodawca odrzuci sprzeciw, mogę w ciągu kolejnych czternastu dni zwrócić się do sądu pracy o uchylenie kary.

Roczna nienaganna praca pozwala usunąć karę z akt

W sądzie mogę zakwestionować zarówno sam zarzut, jak i przebieg postępowania, na przykład brak wysłuchania, przekroczenie terminów lub nieprecyzyjny opis przewinienia. Kara porządkowa nie oznacza automatycznie utraty premii ani obniżenia wynagrodzenia, dlatego sprawdzam, co przewiduje regulamin wynagradzania. Przy karze pieniężnej kwota za jedno przewinienie nie może przekroczyć mojego jednodniowego wynagrodzenia, a łączna suma kar — dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego do wypłaty.

Pracodawca umieszcza odpis zawiadomienia w części D moich akt osobowych. Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a dokument należy usunąć. Pracodawca może zrobić to wcześniej z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującego mnie związku zawodowego. Mogę też odmówić podpisania pisma, ponieważ podpis potwierdza odbiór, a nie zgodę z karą. Sama kara nie kończy zatrudnienia, choć powtarzające się naruszenia mogą mieć znaczenie przy wypowiedzeniu umowy.

Źródła:

https://rcponline.pl/wymierzenie-kary-nagana-darmowy-wzor
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kara-upomnienia-wzor-i-omowienie
https://www.ifirma.pl/blog/kara-dla-pracownika-za-niewlasciwe-zachowanie-w-jakich-przypadkach-jest-mozliwa/

Najczęstsze pytania i odpowiedzi (FAQ)

Jakie kary porządkowe może nałożyć pracodawca?

Kodeks pracy przewiduje upomnienie, naganę i karę pieniężną. Karę pieniężną można zastosować tylko za określone naruszenia, takie jak złamanie przepisów BHP, nieusprawiedliwione opuszczenie pracy lub używanie alkoholu w czasie pracy.

Jakie terminy obowiązują przy nakładaniu kary?

Pracodawca musi nałożyć karę w ciągu 2 tygodni od uzyskania informacji o naruszeniu, nie później jednak niż 3 miesiące od jego popełnienia. Przed podjęciem decyzji powinien wysłuchać pracownika.

Co powinno zawierać zawiadomienie o karze porządkowej?

Pismo powinno wskazywać rodzaj kary, datę i konkretny opis przewinienia oraz naruszony obowiązek. Należy również poinformować pracownika o prawie wniesienia sprzeciwu w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia.

Jak pracownik może zakwestionować nałożoną karę?

Pracownik może wnieść sprzeciw do pracodawcy w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia. Pracodawca ma 14 dni na jego odrzucenie, a po odrzuceniu pracownik może w kolejnych 14 dniach wystąpić do sądu pracy.

Kiedy kara porządkowa ulega zatarciu?

Karę uznaje się za niebyłą po roku nienagannej pracy, a jej odpis należy usunąć z akt osobowych. Pracodawca może uznać ją za niebyłą wcześniej z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej.