Gdy pracownik umiera, stosunek pracy wygasa z dniem jego śmierci, jednak należne mu pieniądze nie przepadają. Zgodnie z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy niewypłacone wynagrodzenie i inne prawa majątkowe ze stosunku pracy przypadają w równych częściach małżonkowi oraz osobom, które spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej. Nie muszą one faktycznie pobierać renty z ZUS — wystarczy, że spełniają ustawowe kryteria.
Do rozliczenia wlicza się między innymi pensję za przepracowaną część miesiąca, należne nadgodziny, premie, dodatki oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Uprawnionymi mogą być dzieci, a w określonych sytuacjach także wnuki i rodzeństwo, małżonek oraz rodzice. Dziecko może spełniać warunki na przykład do ukończenia 16 lat, a jeśli kontynuuje naukę — do 25. roku życia. Z kolei małżonek i rodzice muszą spełnić dodatkowe kryteria, takie jak wiek lub niezdolność do pracy; rodzice musieli ponadto pozostawać wcześniej na utrzymaniu zmarłego.
Gdy brakuje osób uprawnionych, pieniądze pracownika dziedziczą spadkobiercy
Jeśli zmarły nie pozostawił małżonka ani innych osób spełniających warunki do renty rodzinnej, należności ze stosunku pracy wchodzą do spadku. Spadkobiercy powinni wówczas przedstawić pracodawcy prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo notarialny akt poświadczenia dziedziczenia. Gdy pracodawca nie wie, kto jest wierzycielem, lub nie może ustalić osób uprawnionych, może rozważyć złożenie pieniędzy do depozytu sądowego. Osobnym świadczeniem jest odprawa pośmiertna. Zależnie od stażu pracy u danego pracodawcy wynosi równowartość 1, 3 albo 6 miesięcy wynagrodzenia, a jedynej osobie uprawnionej przysługuje połowa tej kwoty. Odprawa nie wchodzi do spadku.
Dlatego jako pracodawca nie wypłacałbym pieniędzy automatycznie pierwszej osobie, która się zgłosi. Najpierw sprawdziłbym jej tożsamość, pokrewieństwo lub małżeństwo, a także dokumenty potwierdzające spełnienie wymaganych kryteriów. Ponadto sposób rozliczenia podatkowego zależy od tego, kto otrzymuje należność i czy dostaje ją bezpośrednio jako osoba uprawniona, czy jako spadkobierca. Przed wypłatą rozdzieliłbym więc wynagrodzenie i pozostałe prawa majątkowe od odprawy pośmiertnej.
Kiedy należności po zmarłym pracowniku wchodzą do spadku?
Gdy pracownik umiera, stosunek pracy wygasa w dniu jego śmierci, ale należne mu pieniądze nie przepadają. Pracodawca rozlicza wynagrodzenie za przepracowany czas, dodatki za nadgodziny, premie, wynagrodzenie chorobowe, należne zasiłki oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Jak już zgłębiasz ten temat, Sprawdź, jak krok po kroku obliczyć wynagrodzenie w 2026 roku. Najpierw musi jednak ustalić, komu wypłacić te kwoty — nie zawsze od razu spadkobiercom.
Art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy stanowi, że prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą w równych częściach na małżonka zmarłego oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej. Nie muszą one faktycznie pobierać renty; wystarczy, że spełniają ustawowe kryteria. Do potencjalnie uprawnionych należą dzieci, małżonek i rodzice, a w określonych sytuacjach także wnuki, rodzeństwo oraz inne dzieci przyjęte na wychowanie.
W przypadku dzieci liczą się między innymi wiek, nauka i niezdolność do pracy. Co do zasady dziecko może mieć prawo do renty rodzinnej do ukończenia 16 lat, a jeśli uczy się w szkole — do ukończenia 25 lat. Gdy jest całkowicie niezdolne do pracy, kryterium wieku może nie obowiązywać. Małżonek musi spełniać przesłanki ustawowe, na przykład dotyczące wieku, niezdolności do pracy lub wychowywania dziecka uprawnionego do renty. Z kolei rodzice mogą być uprawnieni, jeśli zmarły bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania, a oni spełniają pozostałe warunki.
Najpierw rodzina, dopiero potem spadkobiercy: kto odbierze pieniądze?
Jeśli zmarły nie miał małżonka ani innych osób spełniających warunki do renty rodzinnej, prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku. Wówczas pracodawca wypłaca je spadkobiercom po potwierdzeniu ich praw. Zwykle potrzebują oni prawomocnego sądowego postanowienia o nabyciu spadku albo notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia. Samo pokrewieństwo ze zmarłym nie wystarczy, by odebrać pieniądze jako spadkobierca.
Dlatego pracodawca powinien najpierw sprawdzić, czy są osoby uprawnione na podstawie Kodeksu pracy, a nie od razu żądać dokumentów spadkowych. Jak już tu trafiłeś to sprawdź, kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać. Może poprosić o dokumenty potwierdzające tożsamość, małżeństwo, pokrewieństwo lub spełnienie warunków do renty rodzinnej, na przykład akt zgonu, akt małżeństwa, akt urodzenia albo zaświadczenie o nauce. Powinien jednak sprawdzać tylko informacje niezbędne do ustalenia prawa do wypłaty.
Jeśli nie da się jasno ustalić kręgu uprawnionych, zainteresowani spierają się o należność albo nie wiadomo, gdzie ich znaleźć, pracodawca nie powinien wypłacać całej kwoty pierwszej osobie, która się zgłosi. W uzasadnionych przypadkach może wystąpić do sądu o zgodę na złożenie pieniędzy do depozytu sądowego. We wniosku powinien opisać zobowiązanie, przyczynę złożenia depozytu, kwotę i warunki jej późniejszego wydania.
Odrębnym świadczeniem jest odprawa pośmiertna, która przysługuje uprawnionym członkom rodziny i nie wchodzi do spadku. Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy: wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu krótszym niż 10 lat, trzymiesięczne po osiągnięciu co najmniej 10 lat oraz sześciomiesięczne po osiągnięciu co najmniej 15 lat. Jeśli uprawniona jest tylko jedna osoba, otrzymuje połowę właściwej kwoty. Gdy pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, może ograniczyć obowiązek wypłaty odprawy; jeśli odszkodowanie jest niższe, dopłaca różnicę. Jak już zahaczyliśmy o ten temat, Sprawdź, kiedy pracodawca może zatrzymać premię podczas choroby.
Trzeba też uwzględnić sposób rozliczenia podatku. Jeżeli należność przechodzi bezpośrednio na małżonka lub inną osobę uprawnioną na podstawie Kodeksu pracy, może stanowić przychód z praw majątkowych. Pracodawca powinien wtedy wypełnić właściwe obowiązki płatnika i wystawić odbiorcy PIT-11. Natomiast gdy pieniądze wchodzą do spadku, nabywa się je w drodze dziedziczenia i co do zasady stosuje się przepisy o podatku od spadków i darowizn, a nie o podatku dochodowym. Odprawa pośmiertna jest zwolniona z PIT.
Najpierw pracodawca sprawdza więc, czy istnieje małżonek lub inna osoba spełniająca warunki do renty rodzinnej. Następnie ustala należne kwoty i udziały, a dopiero gdy takich osób nie ma, stosuje zasady dziedziczenia. Dzięki temu wynagrodzenie, ekwiwalent urlopowy i pozostałe prawa majątkowe trafiają do właściwych osób, a dokumenty spadkowe są potrzebne tylko wtedy, gdy należności rzeczywiście weszły do spadku.
Wskazówka: Osoba uprawniona do należności po zmarłym pracowniku nie musi faktycznie pobierać renty rodzinnej — wystarczy, że spełnia ustawowe warunki do jej uzyskania.
Jak rozliczyć podatek od wypłaty wynagrodzenia rodzinie?
Poniżej przedstawiamy kolejne kroki: najpierw ustal, komu przysługują należności po zmarłym pracowniku, a następnie wypłać je lub rozlicz zgodnie z zasadami dziedziczenia i przepisami podatkowymi.
- Ustal, jakie należności przysługują zmarłemu. Podsumuj wynagrodzenie za pracę do dnia śmierci, w tym nadgodziny, premie i dodatki. Uwzględnij także należne świadczenia, np. wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Odprawę pośmiertną rozpatruj osobno, ponieważ nie wchodzi ona do spadku.
- Sprawdź, komu prawa majątkowe przechodzą bezpośrednio. W pierwszej kolejności należności ze stosunku pracy przypadają w równych częściach małżonkowi oraz osobom, które spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej. Nie muszą one faktycznie pobierać renty — wystarczy, że spełniają ustawowe kryteria. Mogą to być dzieci, a w określonych sytuacjach także wnuki, rodzeństwo, inne dzieci przyjęte na wychowanie, małżonek i rodzice. Samo pokrewieństwo nie zawsze wystarcza, dlatego sprawdź m.in. wiek i naukę dziecka, jego niezdolność do pracy albo warunki dotyczące rodziców.
- Potwierdź uprawnienia i ustal udziały. Poproś o dokumenty potwierdzające tożsamość, małżeństwo lub pokrewieństwo, a gdy to istotne — także spełnienie warunków do renty rodzinnej, np. zaświadczenie o nauce. Kodeks pracy nie określa zamkniętej listy dokumentów, więc żądaj tylko niezbędnych. Następnie wypłać należności uprawnionym w równych częściach. Kwotę należną małoletniemu przekaż jego przedstawicielowi ustawowemu.
- Jeśli nie ma osób uprawnionych, zastosuj zasady dziedziczenia. Dopiero wtedy prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku. Ustal spadkobierców i uzyskaj dokument potwierdzający nabycie spadku: postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia. Jeżeli nie wiadomo, kto jest wierzycielem, lub nie można ustalić osób uprawnionych, rozważ złożenie pieniędzy do depozytu sądowego zgodnie z właściwą procedurą.
- Rozlicz PIT zależnie od tego, komu wypłacasz. Gdy należności przechodzą bezpośrednio na małżonka lub inną osobę uprawnioną na podstawie Kodeksu pracy, stanowią dla niej przychód z praw majątkowych, a nie ze stosunku pracy. Zastosuj właściwe zasady poboru zaliczki i wystaw PIT-11 osobie, która otrzymała świadczenie. Nie uwzględniaj pracowniczych kosztów uzyskania przychodu ani kwoty zmniejszającej podatek. Natomiast gdy wypłacasz należności spadkobiercom jako składnik spadku, nie traktuj ich jako przychodu z PIT — mogą podlegać przepisom o podatku od spadków i darowizn. W takim przypadku nie wystawiaj spadkobiercy PIT-11 z tytułu tej wypłaty.
- Oddziel odprawę pośmiertną od wynagrodzenia. Przysługuje ona uprawnionym członkom rodziny, jeśli śmierć nastąpiła w czasie zatrudnienia albo podczas pobierania po jego ustaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby. Jej wysokość odpowiada wynagrodzeniu za jeden, trzy albo sześć miesięcy, zależnie od stażu u pracodawcy. Uprawnieni dzielą odprawę po równo; jeśli uprawniona jest tylko jedna osoba, otrzymuje połowę właściwej kwoty. Odprawa jest zwolniona z PIT i składek ZUS, dlatego nie wykazuj jej jako opodatkowanego przychodu w PIT-11. Jeśli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, obowiązek wypłaty odprawy może zostać ograniczony lub wyłączony w zakresie odszkodowania wypłaconego rodzinie.
Czym odprawa pośmiertna różni się od niewypłaconego wynagrodzenia?
Po śmierci pracownika rodzina może mieć prawo do dwóch różnych świadczeń: niewypłaconego wynagrodzenia i odprawy pośmiertnej. Choć oba wypłaca pracodawca, różnią się podstawą, sposobem obliczania i kręgiem odbiorców. Najprościej ująć to tak: wynagrodzenie to należność za pracę wykonaną przed śmiercią, natomiast odprawa pośmiertna to dodatkowe, jednorazowe świadczenie dla uprawnionej rodziny.
Wynagrodzenie obejmuje kwoty należne za pracę do dnia śmierci, na przykład pensję za przepracowaną część miesiąca, dodatki za nadgodziny, premie, wynagrodzenie chorobowe czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Stosunek pracy wygasa w dniu śmierci, ale prawa majątkowe pracownika nie przepadają. Zgodnie z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy przechodzą w równych częściach na małżonka oraz osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej.
Do tych osób mogą należeć dzieci, małżonek i rodzice, a w określonych sytuacjach również wnuki oraz rodzeństwo przyjęte na wychowanie. Samo pokrewieństwo nie zawsze wystarczy, ponieważ znaczenie mogą mieć wiek, nauka w szkole, niezdolność do pracy lub sytuacja rodziców. Nie trzeba jednak faktycznie pobierać renty rodzinnej — wystarczy spełniać wymagane kryteria. Jeśli nie ma nikogo uprawnionego, należności ze stosunku pracy wchodzą do spadku, a pracodawca może zażądać dokumentu potwierdzającego dziedziczenie.
Bliscy mogą otrzymać świadczenie, ale nie zawsze trafi ono do spadku
Odprawa pośmiertna nie jest zaległą pensją ani częścią wynagrodzenia. Przysługuje, gdy pracownik zmarł w trakcie stosunku pracy albo po jego ustaniu, podczas pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby. Jej wysokość zależy od stażu u danego pracodawcy: wynosi równowartość miesięcznego wynagrodzenia przy stażu krótszym niż 10 lat, trzymiesięcznego przy stażu od 10 lat i sześciomiesięcznego po osiągnięciu co najmniej 15 lat pracy.
Pracodawca dzieli odprawę po równo między wszystkie osoby uprawnione: małżonka oraz członków rodziny spełniających warunki do renty rodzinnej. Jeśli uprawniona jest tylko jedna osoba, otrzymuje połowę kwoty ustalonej na podstawie stażu pracownika. Przykładowo, przy wynagrodzeniu przyjętym do obliczeń w wysokości 7500 zł i stażu 12 lat odprawa wynosi 22 500 zł. Gdy uprawnione są dwie osoby, każda otrzyma 11 250 zł; jeśli uprawniona jest tylko jedna, jej część również wyniesie 11 250 zł.
Najważniejsza różnica dotyczy dziedziczenia: odprawa pośmiertna nie wchodzi do spadku, a samo nabycie spadku nie daje prawa do jej otrzymania. Jeśli nie ma osób uprawnionych według Kodeksu pracy, pracodawca nie wypłaca odprawy. Z kolei niewypłacona pensja i pozostałe prawa majątkowe mogą wejść do spadku, jeśli nie ma małżonka ani innych osób spełniających warunki do renty rodzinnej.
Różnią się także zasady rozliczeń. Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego i nie stanowi podstawy składek ZUS. Natomiast opodatkowanie wynagrodzenia wypłacanego bezpośrednio uprawnionym zależy od odbiorcy i trybu wypłaty. Jeśli należność wchodzi do spadku, rozlicza się ją według przepisów o podatku od spadków i darowizn, a nie jako zwykły przychód ze stosunku pracy. Dlatego przed wypłatą pracodawca powinien ustalić status odbiorców i prawidłowo zakwalifikować każdą kwotę.
Przed wypłatą warto przygotować dokumenty potwierdzające śmierć pracownika, tożsamość bliskich i ich uprawnienia. Mogą to być akty stanu cywilnego, a w sprawach spadkowych — postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo notarialny akt poświadczenia dziedziczenia. Odprawę oblicza się według zasad ustalania ekwiwalentu za urlop. Ponadto, jeśli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, może nie wypłacać odprawy, gdy odszkodowanie z polisy jest co najmniej równe jej wysokości. Jeżeli odszkodowanie jest niższe, wypłaca różnicę.
Wskazówka: Warto sprawdzić, czy pracownik miał ubezpieczenie na życie — jeśli wypłata z polisy jest niższa od należnej odprawy pośmiertnej, pracodawca powinien dopłacić brakującą różnicę.
Najczęstsze pytania i odpowiedzi (FAQ)
Kto otrzymuje niewypłacone wynagrodzenie po śmierci pracownika?Należności ze stosunku pracy przypadają w równych częściach małżonkowi oraz osobom spełniającym warunki do uzyskania renty rodzinnej. Nie trzeba faktycznie pobierać renty — wystarczy spełniać ustawowe kryteria.
Jakie należności obejmuje rozliczenie po zmarłym pracowniku?Mogą to być pensja za przepracowaną część miesiąca, nadgodziny, premie, dodatki, wynagrodzenie chorobowe oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Odprawę pośmiertną rozlicza się osobno, ponieważ nie jest częścią wynagrodzenia.
Kiedy pieniądze po zmarłym pracowniku wchodzą do spadku?Dzieje się tak, gdy zmarły nie pozostawił małżonka ani innych osób spełniających warunki do renty rodzinnej. Spadkobiercy muszą potwierdzić swoje prawa prawomocnym postanowieniem sądu albo notarialnym aktem poświadczenia dziedziczenia.
Jak ustala się wysokość odprawy pośmiertnej?Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi równowartość jednego, trzech albo sześciu miesięcy wynagrodzenia. Jeśli uprawniona jest tylko jedna osoba, otrzymuje połowę ustalonej kwoty; odprawa nie wchodzi do spadku.
Jak rozlicza się podatek od należności wypłaconych po śmierci pracownika?Należności wypłacone bezpośrednio osobom uprawnionym na podstawie Kodeksu pracy mogą stanowić przychód z praw majątkowych i wymagają właściwego rozliczenia PIT. Jeśli pieniądze wchodzą do spadku, co do zasady stosuje się przepisy o podatku od spadków i darowizn, a odprawa pośmiertna jest zwolniona z PIT.
