Chcesz zakończyć umowę o pracę i zastanawiasz się, jak przygotować wypowiedzenie? W artykule wyjaśniam, jakie informacje powinien zawierać dokument, jak prawidłowo go złożyć i o czym pamiętać, by uniknąć błędów. Znajdziesz tu także praktyczny wzór wypowiedzenia przez pracownika oraz najważniejsze zasady dotyczące okresu wypowiedzenia.
Wpisz na początku miejscowość i datę, a następnie dane obu stron. Podaj swoje imię, nazwisko i adres oraz pełną nazwę pracodawcy lub jego imię i nazwisko i adres siedziby. Możesz też wskazać dział albo stanowisko adresata, ale najważniejsze jest prawidłowe określenie pracodawcy.
Jasno zatytułuj pismo, na przykład „Wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia”. W treści podaj datę zawarcia umowy, jej strony i napisz, że ją wypowiadasz. Wskaż też rodzaj umowy, długość okresu wypowiedzenia, a jeśli znasz właściwą datę — ostatni dzień zatrudnienia. Przy zwykłym wypowiedzeniu składanym przez pracownika nie musisz podawać przyczyny.
Co wpisać, by zakończenie umowy było jasne i skuteczne
Jeśli rozwiązujesz umowę bez wypowiedzenia, podaj konkretną przyczynę i zwięźle opisz okoliczności. Pracownik może skorzystać z tego trybu, gdy pracodawca ciężko naruszył podstawowe obowiązki lub nie przeniósł go do innej pracy mimo odpowiedniego orzeczenia lekarskiego. W przypadku ciężkiego naruszenia złóż oświadczenie w ciągu miesiąca od uzyskania o nim informacji. Z kolei we wniosku o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron zaproponuj datę zakończenia współpracy; jej przyjęcie wymaga zgody obu stron.
Podpisz dokument własnoręcznie. Możesz też zostawić miejsce na potwierdzenie odbioru przez pracodawcę: potwierdzenie nie oznacza zgody na wypowiedzenie, ale dokumentuje datę doręczenia. Przygotuj dwa egzemplarze i zachowaj kopię z podpisem odbioru. Jeśli wysyłasz pismo, wybierz przesyłkę poleconą i zachowaj dowód doręczenia. Zwykły e-mail ani skan podpisanego dokumentu nie zastępują formy pisemnej; elektronicznie złóż oświadczenie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przed złożeniem sprawdź daty umowy, dane stron i długość okresu wypowiedzenia.
Jak przygotować i złożyć wypowiedzenie umowy o pracę
Wybierz tryb zakończenia umowy, ustal okres wypowiedzenia, przygotuj pismo i doręcz je pracodawcy. Przed odejściem rozlicz też swoje obowiązki.
- Wybierz tryb zakończenia umowy. Możesz wypowiedzieć umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia — nie musisz podawać przyczyny. Jeśli chcesz odejść wcześniej, zaproponuj pracodawcy rozwiązanie umowy za porozumieniem stron; potrzebujesz jego zgody. Rozwiązanie bez wypowiedzenia stosuje się tylko w przypadkach określonych w Kodeksie pracy.
- Ustal okres wypowiedzenia i dzień zakończenia umowy. Przy umowie na czas określony lub nieokreślony okres wynosi 2 tygodnie, jeśli pracujesz u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy; 1 miesiąc — przy stażu co najmniej 6 miesięcy; 3 miesiące — przy stażu co najmniej 3 lat. Przy okresie próbnym obowiązują: 3 dni robocze dla umowy do 2 tygodni, 1 tydzień dla umowy dłuższej niż 2 tygodnie, ale krótszej niż 3 miesiące, oraz 2 tygodnie dla 3-miesięcznej umowy. Okres tygodniowy kończy się w sobotę, a miesięczny — w ostatnim dniu miesiąca. Sprawdź również aktualne zasady zaliczania udokumentowanej pracy na zleceniu lub w ramach działalności gospodarczej na rzecz tego pracodawcy.
- Przygotuj jednoznaczne pismo. Podaj miejscowość i datę, swoje dane, dane pracodawcy oraz datę zawarcia umowy. Napisz, że wypowiadasz umowę, wskaż okres wypowiedzenia i podpisz dokument. Przy zwykłym wypowiedzeniu nie musisz uzasadniać decyzji. Jeśli rozwiązujesz umowę bez wypowiedzenia, podaj konkretną podstawę i okoliczności. Możesz skorzystać z tego trybu m.in. wtedy, gdy pracodawca ciężko naruszył podstawowe obowiązki lub nie przeniósł Cię do innej pracy mimo wskazania lekarskiego. Złóż oświadczenie w ciągu miesiąca od uzyskania informacji o naruszeniu.
- Doręcz pismo i zachowaj dowód odbioru. Przekaż je osobiście, prosząc o potwierdzenie na kopii, albo wyślij listem poleconym na adres pracodawcy. E-mail, skan ani zdjęcie podpisanego dokumentu nie spełniają wymogu formy pisemnej. Możesz natomiast złożyć oświadczenie elektronicznie, używając kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ponieważ wypowiedzenie jest jednostronne, zgoda pracodawcy nie jest potrzebna; zachowaj jednak potwierdzenie doręczenia.
- Uzgodnij skrócenie okresu i rozlicz obowiązki. Za zgodą obu stron możesz skrócić okres wypowiedzenia, także po jego rozpoczęciu; nie zmienia to trybu rozwiązania umowy. W tym czasie nadal wykonuj obowiązki, chyba że pracodawca zwolni Cię ze świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia lub poleci wykorzystać urlop. Ustal przekazanie zadań, zwróć powierzone mienie i sprawdź rozliczenie niewykorzystanego urlopu oraz świadectwo pracy.
Jak ustalić długość i termin zakończenia okresu wypowiedzenia
Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu u danego pracodawcy. Przy umowie na czas określony lub nieokreślony wynosi 2 tygodnie, jeśli staż jest krótszy niż 6 miesięcy; 1 miesiąc po osiągnięciu 6 miesięcy; a 3 miesiące po przepracowaniu co najmniej 3 lat. Przy umowie na okres próbny obowiązują krótsze terminy: 3 dni robocze, gdy próba trwa najwyżej 2 tygodnie; 1 tydzień, gdy trwa dłużej niż 2 tygodnie, ale krócej niż 3 miesiące; oraz 2 tygodnie przy trzymiesięcznej próbie.
Do stażu wlicza się zatrudnienie na podstawie kolejnych umów o pracę, nawet jeśli dzieliły je przerwy. Jak już schodzimy na ten temat to Dowiedz się, jak przekonać rekrutera podczas rozmowy o pracę. Od 2026 roku w określonych sytuacjach uwzględnia się też pracę na zleceniu lub prowadzenie działalności gospodarczej na rzecz tego samego podmiotu, dlatego warto sprawdzić dokumenty potwierdzające staż. Wypowiedzenie można złożyć w dowolnym momencie i bez podania przyczyny. Najlepiej zrobić to na piśmie i zachować dowód doręczenia, ponieważ liczy się chwila, gdy pracodawca może zapoznać się z treścią pisma, a nie samo jego wysłanie.
Jeden dzień może przesunąć koniec pracy o cały miesiąc
Wypowiedzenie liczone w tygodniach kończy się w sobotę, a jego bieg rozpoczyna się w pierwszą niedzielę po doręczeniu pisma. Okres miesięczny lub trzymiesięczny zaczyna się pierwszego dnia miesiąca po miesiącu doręczenia i kończy ostatniego dnia odpowiedniego miesiąca. Przykładowo, przy miesięcznym wypowiedzeniu doręczonym 15 września umowa zakończy się 31 października. Dlatego data doręczenia ma znaczenie: nawet kilka dni różnicy może przesunąć koniec zatrudnienia o cały miesiąc.
Najpierw sprawdź rodzaj umowy, dokładny staż i datę skutecznego doręczenia, a następnie wpisz termin zakończenia do pisma. Strony mogą uzgodnić skrócenie okresu wypowiedzenia, ale nie zmienia to trybu rozwiązania umowy. Jeśli pracodawca likwiduje działalność, ogłasza upadłość albo zachodzą inne przyczyny niedotyczące pracownika, może skrócić trzymiesięczny okres do miesiąca, wypłacając odszkodowanie za pozostały czas. Przez cały okres wypowiedzenia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, także gdy pracodawca zwolni go z obowiązku świadczenia pracy.
Wskazówka: jeśli składasz wypowiedzenie osobiście, poproś o potwierdzenie odbioru na swojej kopii. Przy wysyłce listem pamiętaj, że liczy się moment, w którym pracodawca może zapoznać się z pismem, a nie data nadania.
Kiedy można rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia
Pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia tylko w przypadkach określonych w Kodeksie pracy. Może zrobić to ze skutkiem natychmiastowym, gdy lekarz stwierdzi szkodliwy wpływ pracy na jego zdrowie, a pracodawca nie przeniesie go w wyznaczonym terminie na odpowiednie stanowisko. Może też odejść z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków, na przykład uporczywego niewypłacania lub zaniżania wynagrodzenia albo poważnego naruszenia zasad bezpieczeństwa.
Pracownik składa oświadczenie na piśmie i wskazuje konkretną przyczynę rozwiązania umowy. Jeśli chodzi o ciężkie naruszenie obowiązków, musi zrobić to w ciągu miesiąca od uzyskania o nim informacji. Umowa rozwiązuje się, gdy oświadczenie dotrze do pracodawcy i będzie mógł zapoznać się z jego treścią. Warto zachować kopię pisma oraz potwierdzenie doręczenia — mogą przydać się w sądzie pracy.
Ciężkie naruszenie obowiązków może zakończyć pracę z dnia na dzień
Pracodawca również może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeśli pracownik ciężko naruszy obowiązki, popełni oczywiste przestępstwo uniemożliwiające dalszą pracę albo z własnej winy utraci uprawnienia niezbędne na danym stanowisku. Co do zasady pracodawca ma na to miesiąc od uzyskania informacji o przyczynie. W przypadku niektórych długotrwałych nieobecności może zakończyć umowę po upływie okresu ochronnego; jego długość zależy od okoliczności i stażu pracy.
Jeśli nie zachodzą ustawowe przesłanki, strony mogą ustalić wcześniejszy koniec współpracy w drodze porozumienia. W takim przypadku warto sporządzić dokument z proponowaną datą rozwiązania i uzyskać zgodę obu stron, ponieważ sama prośba nie kończy umowy. Gdy pracownik rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, może dochodzić odszkodowania. Jego wysokość zależy od rodzaju umowy i należnego okresu wypowiedzenia.
Wskazówka: samo złożenie wniosku o wcześniejsze odejście nie rozwiązuje umowy — porozumienie wymaga zgody pracodawcy. Jeśli korzystasz z trybu natychmiastowego, podaj konkretną przyczynę na piśmie i zachowaj dowód doręczenia.
Jak skutecznie złożyć wypowiedzenie i potwierdzić jego doręczenie
Poniższe kroki pomogą Ci prawidłowo wypowiedzieć umowę o pracę i zachować dowód doręczenia pisma.
- Sprawdź umowę i okres wypowiedzenia. Ustal rodzaj umowy i staż u pracodawcy. Przy umowie na czas określony lub nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi zwykle 2 tygodnie przy stażu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu co najmniej 6 miesięcy i 3 miesiące przy stażu co najmniej 3 lat. Przy umowie próbnej wynosi 3 dni robocze, 1 tydzień albo 2 tygodnie — zależnie od długości umowy. Pamiętaj też, że okresy tygodniowe kończą się w sobotę, a miesięczne — z końcem miesiąca.
- Przygotuj jasne, pisemne oświadczenie. Podaj miejscowość i datę, swoje dane, dane pracodawcy, informację o wypowiedzeniu oraz datę zawarcia umowy. Wskaż okres wypowiedzenia lub przewidywany dzień jego zakończenia. Przy zwykłym wypowiedzeniu nie musisz podawać przyczyny, natomiast przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia wskaż konkretną podstawę i uzasadnienie.
- Wybierz sposób doręczenia, który potwierdzi odbiór. Złóż pismo osobiście w dwóch egzemplarzach i poproś o datę oraz podpis na swojej kopii albo wyślij je listem poleconym, najlepiej za potwierdzeniem odbioru, na adres pracodawcy. Zachowaj kopię pisma, dowód nadania i potwierdzenie doręczenia. Zgoda pracodawcy nie jest potrzebna, ponieważ wypowiedzenie jest jednostronne; liczy się jednak chwila, w której pracodawca mógł zapoznać się z jego treścią.
- Nie wysyłaj wypowiedzenia zwykłym e-mailem. Skan podpisanego dokumentu ani treść wiadomości nie spełniają wymogu formy pisemnej. Możesz złożyć oświadczenie elektronicznie, jeśli opatrzysz je kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Rozlicz okres wypowiedzenia. Do końca zatrudnienia wykonuj obowiązki pracownicze, a pracodawca nadal wypłaca Ci wynagrodzenie. Możecie skrócić okres wypowiedzenia, jeśli obie strony wyrażą zgodę. Pracodawca może też zwolnić Cię z obowiązku świadczenia pracy, zachowując prawo do wynagrodzenia. Ustal wykorzystanie urlopu, rozlicz wydatki i zwróć powierzone mienie.
- Zachowaj dokumenty i sprawdź świadectwo pracy. Przechowaj wypowiedzenie z potwierdzeniem doręczenia oraz dokumenty dotyczące przekazania obowiązków i sprzętu. Po ustaniu stosunku pracy sprawdź w świadectwie pracy daty zatrudnienia i informacje o urlopie.
Źródła:
- https://mk.rp.pl/blog/wypowiedzenie-umowy-o-prace-przez-pracownika-wzor-z-omowieniem-jak-rozwiazac-umowe-o-prace-na-czas-okreslony-i-nieokreslony-za-zachowaniem-okresu-wypowiedzenia-i-bez-kodeks-pracy/
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00203
- https://rocketjobs.pl/blog/wypowiedzenie-umowy-o-prace-kompletny-przewodnik
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-wzor-wypowiedzenie-umowy-o-prace-z-omowieniem
