Zwolnienie z opłacania składek ZUS może przysługiwać przedsiębiorcom spełniającym określone warunki, ale zasady zależą m.in. od rodzaju działalności, osiąganych przychodów i sytuacji ubezpieczeniowej. Warto sprawdzić, jakie kryteria obowiązują w Twoim przypadku i jakie dokumenty mogą być potrzebne. W artykule wyjaśniamy, jak szybko zweryfikować swoje uprawnienia oraz gdzie szukać aktualnych informacji.
Przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą może uzyskać wakacje składkowe za 1 wybrany miesiąc w roku kalendarzowym. W miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku musi podlegać z tytułu działalności ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu. Ponadto w tym miesiącu może ubezpieczać najwyżej 10 osób łącznie ze sobą — limit obejmuje osoby objęte ubezpieczeniem społecznym lub zdrowotnym.
Liczy się również przychód firmy: w co najmniej 1 z 2 lat kalendarzowych poprzedzających rok złożenia wniosku nie może on przekroczyć równowartości 2 mln euro. Warunek spełnia też przedsiębiorca, który w obu tych latach nie osiągnął przychodu z działalności. Dodatkowo w roku złożenia wniosku ani w poprzednim nie może świadczyć byłemu pracodawcy usług odpowiadających czynnościom wykonywanym u niego na etacie lub w ramach spółdzielczego stosunku pracy w roku rozpoczęcia działalności albo rok wcześniej. Trzeba też uwzględnić limit pomocy de minimis: łączna wartość tej pomocy, do której zalicza się zwolnienie, nie może przekroczyć 300 tys. euro w ciągu 3 lat.
Firma działa dalej, a część składek znika z rachunku
Zwolnienie obejmuje składki emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Może objąć także dobrowolną składkę chorobową, jeśli przedsiębiorca podlegał jej zarówno w miesiącu złożenia wniosku, jak i miesiąc wcześniej. Nie obejmuje natomiast składki zdrowotnej ani składek za pracowników i zleceniobiorców — za te nadal trzeba płacić. Skoro jesteśmy przy tym temacie to Sprawdź, kiedy przedsiębiorca nie płaci składek na Fundusz Pracy. Firma może w tym czasie normalnie działać, bo wakacje składkowe nie oznaczają zawieszenia działalności.
Wniosek RWS składa się wyłącznie elektronicznie przez e-ZUS/PUE ZUS, w miesiącu poprzedzającym miesiąc zwolnienia. Na przykład o zwolnienie za grudzień trzeba wystąpić w listopadzie. Wniosek można podpisać profilem zaufanym, profilem PUE lub podpisem kwalifikowanym; może go też złożyć upoważniony pełnomocnik. ZUS rozpatruje sprawę zwykle w ciągu miesiąca, a w uzasadnionych przypadkach — w ciągu 2 miesięcy. Jeśli dokumenty zawierają braki, ZUS wyznacza co najmniej 7 dni na ich uzupełnienie. Nawet po uzyskaniu zwolnienia przedsiębiorca musi złożyć dokumenty rozliczeniowe, zasadniczo do 20. dnia następnego miesiąca.
Jak sprawdzić, czy przysługuje Ci zwolnienie ze składek ZUS
Zanim złożysz wniosek lub zmienisz sposób opłacania składek, ustal, z którego rozwiązania chcesz skorzystać: wakacji składkowych, Małego ZUS Plus czy zwolnienia ze składek społecznych z działalności w związku z pracą na etacie.
- Wybierz właściwe rozwiązanie. Wakacje składkowe obejmują jeden wybrany miesiąc w roku i dotyczą własnych składek społecznych przedsiębiorcy. Mały ZUS Plus obniża ich podstawę na dłużej, natomiast etat może zwolnić Cię z opłacania tych składek z działalności, jeśli wynagrodzenie osiąga ustawowy próg.
- Sprawdź warunki wakacji składkowych. W miesiącu przed złożeniem wniosku musisz podlegać z działalności ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, a liczba ubezpieczonych — łącznie z Tobą — nie może przekraczać 10 osób. Ponadto w co najmniej jednym z dwóch poprzednich lat Twój przychód nie mógł przekroczyć równowartości 2 mln euro; możesz też spełnić ten warunek, jeśli w tym okresie nie osiągnąłeś przychodu. Nie możesz wykonywać dla byłego pracodawcy tych samych czynności co wcześniej na etacie ani przekroczyć limitu pomocy de minimis: 300 tys. euro w ciągu trzech lat.
- Złóż wniosek RWS w terminie. Wybierz miesiąc zwolnienia, a następnie złóż wniosek wyłącznie przez konto płatnika w e-ZUS/PUE ZUS — w miesiącu poprzedzającym zwolnienie. Podpisz go profilem zaufanym, profilem PUE lub podpisem kwalifikowanym. Wakacje nie obejmują składki zdrowotnej ani składek za pracowników i zleceniobiorców; nadal prowadzisz działalność i składasz dokumenty rozliczeniowe.
- Oceń, czy kwalifikujesz się do Małego ZUS Plus. Przychód z działalności za poprzedni rok nie może przekraczać 120 tys. zł, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków i wyłączeń. Nie skorzystasz z ulgi m.in. wtedy, gdy nie prowadziłeś działalności przez wymagane minimum 60 dni, wykonujesz dla byłego pracodawcy te same czynności co wcześniej na etacie albo wykorzystałeś limit ulgi. Od 2026 r. możesz korzystać z niej przez 36 miesięcy w każdym 60-miesięcznym okresie. Podstawę składek ustala się na podstawie dochodu, ale nie może ona spaść poniżej ustawowego minimum ani przekroczyć górnego limitu.
- Uwzględnij umowę o pracę. Jeśli podstawa składek społecznych z etatu wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie, z działalności co do zasady opłacasz tylko składkę zdrowotną. Gdy podstawa jest niższa, składki społeczne należą się z obu tytułów. Składka zdrowotna z działalności pozostaje obowiązkowa, a jeśli nie opłacasz z tego tytułu składek społecznych, nie możesz dobrowolnie przystąpić do ubezpieczenia chorobowego.
- Sprawdź decyzję ZUS i rozliczenia. ZUS wysyła korespondencję przez e-ZUS/PUE ZUS, dlatego uzupełnij braki w terminie wskazanym w wezwaniu. Jeśli ZUS odmówi ulgi lub uwzględni wniosek tylko częściowo, możesz wnieść odwołanie do sądu za pośrednictwem ZUS — zwykle w ciągu miesiąca od doręczenia decyzji. Pamiętaj też, że podczas wakacji składkowych nadal składasz deklarację za objęty nimi miesiąc. Przy Małym ZUS Plus zgłoś właściwy kod ubezpieczenia i podaj wymagane dane o przychodzie, dochodzie oraz formie opodatkowania.
| Warunek | Limit / zasada |
|---|---|
| Mały ZUS Plus: przychód za poprzedni rok | ≤ 120 000 zł |
| Mały ZUS Plus: okres ulgi | 36 mies. w każdym okresie 60 mies. |
| Mały ZUS Plus: zgłoszenie | Do 31 stycznia; przy rozpoczęciu lub wznowieniu po 24 stycznia — 7 dni |
| Etat i działalność: wynagrodzenie z etatu | ≥ płaca minimalna — z działalności tylko składka zdrowotna |
| Etat i działalność: wynagrodzenie poniżej minimum | Składki społeczne z etatu i działalności |
| Wniosek RWS | e-ZUS → Konto płatnika → Kreatory wniosków |
| RWS: termin i okres zwolnienia | Wniosek w miesiącu poprzedzającym; zwolnienie za 1 miesiąc |
| RWS: status i korespondencja | Sprawdź skrzynkę e-ZUS |
Jak sprawdzić limit przychodu i okres korzystania z Małego ZUS Plus
Prawo do Małego ZUS Plus sprawdź, zaczynając od przychodu z poprzedniego roku. Nie może on przekroczyć 120 000 zł. Jeśli prowadziłeś firmę tylko przez część roku, oblicz limit proporcjonalnie: podziel 120 000 zł przez 365 i pomnóż wynik przez liczbę dni prowadzenia działalności. Ponadto firma musi działać co najmniej 60 dni w poprzednim roku. Ulga nie przysługuje m.in. wtedy, gdy wykonujesz dla byłego pracodawcy te same czynności, które wykonywałeś na etacie w roku rozpoczęcia działalności lub wcześniej.
Przychód i dochód sprawdzisz w ewidencji księgowej oraz zeznaniu podatkowym. Nie odejmuj kosztów od przychodu — to odrębne wartości. Zestaw przychód, dochód i liczbę dni prowadzenia firmy, a następnie porównaj przychód z właściwym limitem. Jeśli rozliczasz się kartą podatkową i korzystasz ze zwolnienia z VAT, uwzględnij obowiązujące ograniczenia; znaczenie może mieć również prowadzenie ewidencji VAT. A jak już tu jesteś to sprawdź, kiedy możesz przerwać zwolnienie lekarskie w Niemczech. Przed zgłoszeniem ulgi porównaj wyliczenia z dokumentami księgowymi.
Niższe składki bez straconych miesięcy: pilnuj terminów i zasad
Okres ulgi obliczaj w ramach właściwego, 60-miesięcznego cyklu. Od 2026 roku możesz korzystać z niższych składek przez 36 miesięcy w każdym cyklu, niezależnie od tego, czy korzystałeś z ulgi przed 2026 rokiem. Zlicz każdy miesiąc kalendarzowy, w którym choć przez jeden dzień prowadzisz firmę lub korzystasz z Małego ZUS Plus. Na przykład cykl rozpoczęty w styczniu 2026 roku kończy się w grudniu 2030 roku, a niewykorzystane miesiące ulgi nie przechodzą na kolejny cykl.
Jeśli spełniasz warunki, zgłoś się do ZUS w terminie. Kontynuując działalność, złóż zgłoszenie do 31 stycznia. Natomiast po rozpoczęciu lub wznowieniu firmy albo zakończeniu preferencyjnych składek zgłoś zmianę w ciągu 7 dni, jeśli nastąpiła po 24 stycznia. Zwykle najpierw wyrejestruj się z dotychczasowym kodem na formularzu ZUS ZWUA, a następnie zgłoś się na ZUS ZUA lub ZZA z kodem 05 90 albo 05 92. Przychód, dochód, formę opodatkowania i liczbę dni prowadzenia działalności wykaż w DRA cz. II lub RCA cz. II.
Wskazówka: sprawdź nie tylko przychód za poprzedni rok, lecz także liczbę dni prowadzenia firmy — przy działalności trwającej krócej niż cały rok limit 120 000 zł trzeba obniżyć proporcjonalnie.
Kiedy etat zwalnia przedsiębiorcę z opłacania składek społecznych
Etat zwalnia przedsiębiorcę z opłacania składek społecznych z działalności, jeśli podstawa składek z umowy o pracę wynosi co najmniej 4806 zł brutto miesięcznie, czyli tyle, ile płaca minimalna. Wymiar etatu nie ma znaczenia: nawet praca na pół etatu wystarczy, jeśli wynagrodzenie osiąga ten próg. Wówczas składki emerytalne, rentowe i wypadkowe przedsiębiorca opłaca z etatu, a z działalności — składkę zdrowotną.
Jeśli podstawa składek z etatu nie osiąga 4806 zł, przedsiębiorca rozlicza składki społeczne z obu tytułów: zatrudnienia i działalności. Dotyczy to także osób korzystających z preferencyjnego ZUS-u lub Małego ZUS Plus. Liczy się wynagrodzenie należne za pełny miesiąc, dlatego niższa wypłata z powodu choroby lub terminu przelewu nie zawsze oznacza konieczność opłacania składek z działalności. Inaczej może być podczas całomiesięcznego urlopu bezpłatnego, gdy etat przestaje stanowić tytuł do ubezpieczeń.
Jeden warunek, który może odciążyć firmowy budżet
Składkę zdrowotną przedsiębiorca opłaca z działalności niezależnie od tego, czy pracodawca odprowadza ją także od etatu. Jej wysokość zależy między innymi od formy opodatkowania firmy. Jeśli składki społeczne z działalności są dobrowolne, przedsiębiorca nie może przystąpić z tego tytułu do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, a więc nie otrzyma na tej podstawie zasiłku chorobowego ani macierzyńskiego. Po zakończeniu etatu wraca obowiązek opłacania składek społecznych z firmy. Warto wtedy sprawdzić, czy przedsiębiorca spełnia warunki Małego ZUS Plus, który pozwala opłacać niższe składki przez maksymalnie 36 miesięcy w każdym 60-miesięcznym okresie.
Sam etat nie gwarantuje też prawa do ulg. Przedsiębiorca może je stracić, jeśli wykonuje dla obecnego lub byłego pracodawcy te same czynności, które wcześniej realizował jako pracownik. Wakacje składkowe stanowią natomiast odrębne, dobrowolne zwolnienie na jeden wybrany miesiąc w roku. Obejmują wyłącznie własne składki społeczne firmy, a nie składkę zdrowotną ani należności za pracowników czy zleceniobiorców. A przy okazji, sprawdź, jak prawidłowo rozliczyć pensję pracownika. Przed zmianą formy zatrudnienia warto sprawdzić podstawę składek na pasku wynagrodzenia i upewnić się, jak ZUS rozliczy oba tytuły.
Jak złożyć wniosek RWS przez e-ZUS i sprawdzić jego status
Wniosek RWS złóż przez e-ZUS, a następnie sprawdź jego status, odpowiedz na ewentualne wezwania i dopilnuj rozliczeń.
- Sprawdź, czy spełniasz warunki wakacji składkowych. Możesz uzyskać zwolnienie na jeden wybrany miesiąc w roku z własnych składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Ulga nie obejmuje składki zdrowotnej ani składek za pracowników i zleceniobiorców. Co do zasady musisz ubezpieczać nie więcej niż 10 osób, spełniać warunki dotyczące przychodu i nie świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy w określonym okresie. Ponieważ zwolnienie stanowi pomoc de minimis, sprawdź, czy nie przekroczysz jej obowiązującego limitu.
- Złóż wniosek w terminie. RWS wyślij elektronicznie z profilu płatnika w e-ZUS (PUE ZUS), w miesiącu poprzedzającym miesiąc zwolnienia. Wybierz „Kreatory wniosku”, a następnie kreator RWS. ZUS nie rozpatrzy wniosku złożonego poza terminem.
- Uzupełnij i podpisz wniosek. Kreator pobierze dane płatnika i domyślnie wskaże miesiąc zwolnienia następujący po miesiącu złożenia wniosku. Sprawdź dane, wybierz właściwy miesiąc i złóż wymagane oświadczenia o spełnieniu warunków oraz pomocy de minimis. Przygotuj również informacje o przedsiębiorcy, działalności i otrzymanej pomocy. Podpisz wniosek profilem PUE, profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Może go też złożyć upoważniony pełnomocnik.
- Śledź korespondencję i status sprawy. ZUS przesyła wezwania, informacje i rozstrzygnięcia na konto płatnika w e-ZUS. Dlatego sprawdzaj wiadomości oraz powiadomienia wysyłane na podany adres e-mail lub numer telefonu. Jeśli ZUS wezwie Cię do uzupełnienia braków, odpowiedz w wyznaczonym terminie, który wynosi co najmniej 7 dni od otrzymania wezwania. W przeciwnym razie ZUS nie będzie dalej rozpatrywać sprawy.
- Sprawdź rozstrzygnięcie i rozlicz składki. ZUS poinformuje Cię o przyznaniu zwolnienia, a w razie odmowy lub częściowego zwolnienia wyda decyzję. Rozpatrzenie sprawy trwa do miesiąca, ale ZUS może wydłużyć ten termin do dwóch miesięcy. Od decyzji możesz odwołać się za pośrednictwem ZUS do właściwego sądu w ciągu miesiąca od jej doręczenia. Niezależnie od wyniku złóż dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc. Jeśli nie otrzymasz zwolnienia, rozlicz i opłać składki na zasadach ogólnych.
Źródła:
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou710
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-maly-zus-jak-rozliczac-skladki-od-dochodu
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-skladki-zus-przedsiebiorcy-pracujacego-na-etacie
